Datenschutz-Information
für Bewerber*innen, Stipendiat*innen, Mentor*innen und Alumni
des Kölner Gymnasial- und Stiftungsfonds
Im Folgenden erklären wir, wie wir im Rahmen Ihres Stipendiums Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen bereit. Personenbezogene Daten sind sämtliche Informationen, wodurch Sie als Person identifiziert werden können oder identifizierbar sind.
1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und an wen können Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?
Kölner Gymnasial- und Stiftungsfonds
Stiftung des öffentlichen Rechts
Stadtwaldgürtel 18 50931 Köln
info@stiftungsfonds.org
Zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte als Stipendiat im Zusammenhang stehenden Fragen, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt erreichen:
Rechtsanwalt Alexander Gottwald
Solidaris Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Nevinghoff 30 48147 Münster
datenschutz@stiftungsfonds.org
2. Welche Daten werden verarbeitet?
Wir verarbeiten Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung um ein Stipendium angeben und die mit Ihr in Zusammenhang stehen. Während und nach Ihrem Stipendium werden ebenfalls Daten erhoben und verwendet. Dies können folgende Daten sein:
• allgemeine Stammdaten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten)
• Angaben zu Ihrer Schulausbildung und/ oder bisherigen beruflichen Werdegang
• Angaben zu (beruflichen) Weiterbildungen
• Angaben des Bewerberlebenslaufs (z. B. Berufslaufbahn, Nebentätigkeiten, Freizeitaktivitäten)
• Ergebnisse von Auswahlverfahren (z. B. Tests, Interviews)
• andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.
• Bankdaten
• Notenübersichten und Belegung von Kursen, Studienbescheinigung • Zeugnisse
Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise aus Profilen beruflicher sozialer Netzwerke.
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten und an wen geben wir Ihre Daten weiter?
• Bewerbungsverfahren
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung auf ein Stipendium, soweit dies für die Entscheidung erforderlich ist. Die Daten erhalten wir von Ihnen über das Bewerbungsportal. Das gilt auch für den Fall, dass sie zum Zeitpunkt der Bewerbung minderjährig sind. Wir gehen davon aus, dass Ihre Bewerbung mit Zustimmung Ihrer Sorgeberechtigten erfolgt.
Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs.1 lit. c) DS-GVO. Weiterhin können wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich aus der Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Dokumentation zwecks etwa erforderlicher Beweisführung. Soweit wir dabei besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Art. 9 Abs.
2 lit. f) DS-GVO.
• Interne Verarbeitung Ihrer Daten
Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf ein Stipendium werden Ihre Daten von internen MitarbeiterInnen, des jeweiligen Fachbereichs verarbeitet.
Ihre Daten werden ausschließlich von einem eingegrenzten Benutzerkreis verwendet. Ihre persönlichen Daten werden in keiner Form von uns oder durch uns beauftragte Personen bzw. Auftragsverarbeiter an unberechtigte Dritte weitergegeben, außer wir sind zur Weitergabe aufgrund zwingender gesetzlicher Regelungen verpflichtet (z.B. an staatliche Einrichtungen).
• Weiterverarbeitung bei Zusage
Soweit es zu einem Stipendium kommt, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Stipendiums weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung des Stipendiums aus einem Gesetz ergebenden Rechte und
Pflichten erforderlich ist.
• Stipendium
Sollten Sie sich im Rahmen Ihres Stipendiums zu Veranstaltungen Dritter (z.B. Referenten) anmelden, geben wir Ihre Daten an diese und andere Beteiligte weiter.
Im Rahmen eines Mentoring-Programms erhalten die Mentoren Ihr eigens erstelltes Profil, welche ebenfalls personenbezogene Daten von Ihnen erhält.
• Alumni und Mentoren
Nach Ihrem Stipendium werden wir Ihre Daten, welche wir nicht mehr benötigen, löschen. Es sei denn, dies sind Daten, welche wir noch gesetzliche aufbewahren müssen. Als Alumni kontaktieren wir Sie weiterhin für Alumni-Treffen oder anderen Veranstaltungen. Hierfür speichern wir Ihre Kontaktdaten (Adresse, Mail-Adresse), um Sie zu kontaktieren. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO.
Sollten Sie als Alumni eine Tätigkeit als Mentor annehmen, speichern wir Ihre Daten für den Zweck Ihrer Tätigkeit. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
4. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist.
Sofern Rechtsstreitigkeiten bestehen, bewahren wir die Unterlagen solange wie erforderlich auf. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z. B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). Darüber hinaus kann im Einzelfall nach den Vorschriften des Zivilrechts eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren erforderlich sein (§ 197 BGB).
5. Ihre Rechte
Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
• Recht auf Auskunft: Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Die Auskunftserteilung durch uns ist für Sie kostenfrei. Das Recht auf Auskunft besteht nicht oder nur eingeschränkt, wenn und soweit durch die Auskunft geheimhaltungsbedürftige Informationen offenbart würden, bspw. Informationen, die einem Berufsgeheimnis unterliegen.
• Recht auf Berichtigung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten, die gespeichert sind, unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung dieser Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn und soweit die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. In diesem Fall müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und diese aus unseren ITSystemen und Datenbanken entfernen. Ein Recht auf Löschung besteht nicht, soweit
- die Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht nicht gelöscht werden dürfen oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht verarbeitet werden müssen;
- die Datenverarbeitung erforderlich ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie das Recht, dass diese Daten an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden. Dieses Recht besteht nur, wenn
- Sie uns die Daten auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund eines mit
Ihnen abgeschlossenen Vertrages zur Verfügung gestellt haben;
- die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Recht auf Widerruf: Wenn wir Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Verarbeitung bleibt jedoch rechtmäßig.
• Recht auf Widerspruch: Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt, können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.
Alle der oben beschriebenen Betroffenenrechte können Sie uns gegenüber geltend machen, wenn Sie Ihr konkretes Begehren per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten richten.
• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Datenschutzaufsicht Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de
6. Änderung dieser Datenschutz-Information
Wir überarbeiten diese Datenschutz-Information bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: April 2025
